Wie in een appartementsgebouw woont, krijgt vroeg of laat te maken met de algemene vergadering van de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME). Deze vergaderingen zijn cruciaal: het is het moment waarop beslissingen genomen worden over onderhoud, werken, budgetten en het dagelijks beheer van het gebouw.

Maar hoe zit het nu precies met de oproepingstermijnen? Wanneer moet de uitnodiging verstuurd worden? Hoeveel tijd vooraf moet je agendapunten indienen? En wat als het quorum niet wordt gehaald?

We zetten de regels uit de wet op een rij in een praktisch overzicht.

1. Uitnodiging voor de Algemene Vergadering

De syndicus moet de uitnodiging voor de algemene vergadering minstens 15 dagen op voorhand versturen naar alle mede-eigenaars.

• Dit gebeurt via aangetekende zending, tenzij een mede-eigenaar vooraf schriftelijk instemde met een ander communicatiemiddel (bijv. e-mail).
• In de oproeping staat steeds de datum, het uur, de plaats én de agenda van de vergadering.

2. Agendapunten toevoegen

Wil je als mede-eigenaar een punt toevoegen aan de agenda? Dat kan!

• Agendapunten moeten minstens 3 weken vóór de geplande vergaderperiode worden ingediend bij de syndicus.
• Worden ze te laat ingediend, dan schuiven ze automatisch door naar de volgende vergadering.

Zo vermijd je discussies en weet iedereen op tijd waarover er zal worden beslist.

3. Vergadering op verzoek van mede-eigenaars

Wanneer mede-eigenaars die samen minstens 1/5 van de aandelen bezitten een vergadering willen, dan moet de syndicus daarop ingaan.

• De syndicus moet in dat geval binnen 30 dagen na het verzoek de uitnodiging versturen.
• Reageert hij niet? Dan mogen de mede-eigenaars die het verzoek ondertekenden zelf een vergadering bijeenroepen.

4. Tweede vergadering bij gebrek aan quorum

Soms haalt de eerste vergadering het wettelijk quorum niet (onvoldoende aanwezigen of vertegenwoordigde aandelen).

In dat geval:

• Moet er een tweede vergadering plaatsvinden, minstens 15 dagen later.
• Deze tweede vergadering kan geldig beslissen, ongeacht het aantal aanwezigen of vertegenwoordigde aandelen.

Samenvatting in één oogopslag

• Uitnodiging AV → 15 dagen vooraf.
• Agendapunten → 3 weken vooraf indienen.
• Op verzoek eigenaars (≥ 1/5 aandelen) → syndicus moet binnen 30 dagen uitnodigen.
• Tweede AV → minstens 15 dagen later bij gebrek aan quorum.

Conclusie

De wet voorziet duidelijke termijnen voor het oproepen van een VME-vergadering. Deze regels zorgen ervoor dat alle mede-eigenaars tijdig op de hoogte zijn en de kans krijgen om agendapunten in te dienen of zich voor te bereiden.

👉 Ben je op zoek naar een syndicus die vergaderingen correct organiseert, termijnen respecteert en jouw gebouw transparant beheert? Neem gerust contact met mij op voor een vrijblijvende offerte voor het beheer van jouw VME.